Organizar uma conferência de sucesso não tem que ser uma dor de cabeça. Embora exista muita coisa a preparar para que tudo corra na perfeição e a sua conferência resulte num momento de aprendizagem, construção de novas relações, e claro, bons momentos, com organização e preparação com antecedência, tudo pode correr na perfeição.
Quando estiver a preparar a sua próxima conferência, respire fundo, e siga esta lista que preparamos para si, com todas as necessidades gráficas que irá encontrar.
Publicite a sua Conferência
Em primeiro lugar, irá querer começar a preparar a divulgação da sua conferência, para garantir de que todos os lugares vagos são preenchidos com inscrições. Embora deva investir em alguma divulgação online, a criação de campanhas de divulgação física é igualmente importante.
Eis alguns elementos que deve preparar:
Outdoors
Certamente poderá anunciar a sua conferência em alguns pontos estratégicos de comunicação outdoor. Lembre-se que o seu outdoor deve conter a informação essencial sobre a sua conferência (como tema, local, data e hora), mas não caia no erro de encher este tipo de comunicação demasiado. Nestes casos, menos é mais.
Opte por soluções inovadoras e que “saiam fora da caixa” para chamar à atenção e tornar a sua campanha de outdoors ou mupis memorável.
Cartazes
Uma outra estratégia que não vai querer esquecer é criar cartazes para espalhar em espaços estratégicos, em que o público alvo da sua conferência os irá ver. Tal como no caso da comunicação outdoor, mantenha os cartazes apenas com a informação necessária, e com indicação de onde poderá ser encontrada informação mais extensa, e até como fazer a inscrição.
Flyers
Os flyers ou panfletos desdobráveis são uma das formas mais económicas de publicitar a sua conferência. Mantenha-os o mais apelativos possível, e espalhe-os por diferentes pontos, ou envie-os a entidades estratégicas.
Convites
No caso de ser uma conferência mais privada, ou de querer convidar de uma forma mais íntima e especial algumas pessoas, ou entidades, ter alguns convites criativos é uma forma pouco dispendiosa de ficar na memória, e de assegurar a sua presença.
Recepção da Conferência
Chegado o grande dia da sua conferência, vai querer que tudo esteja pronto ao detalhe para receber os seus convidados da melhor forma. Logo no momento da receção, existe uma série de materiais gráficos que deve ter prontos para entrega.
Identificadores
Caso a sua conferência se dê num espaço onde outros eventos estão a decorrer, existirem diferentes pacotes, com acesso a diferentes áreas da conferência, ou simplesmente para que todos estejam devidamente identificados, irá querer ter algum tipo de identificador para entregar aos seus convidados, com os seus nomes.
Estes podem ir desde pulseiras, adesivos, ou até badges com fitas personalizadas com o logotipo do evento.
Kit de recepção
Para além de identificar os seus convidados, deverá também entregar-lhes um kit de boas vindas, no momento da receção. Regra geral estes kits contém o programa e horários dos eventos, uma lista com regras especiais a ter em atenção, e outra informação útil para todos os presentes.
Pode também querer incluir alguns “miminhos” neste kit, como um bloco para tirar notas, canetas e outros elementos personalizados para utilização durante a conferência.
Press Kit (caso aplicável)
Se estiver a contar com receber impressa para noticiar a sua conferência, pode ser relevante preparar um kit especial para eles, com algumas informações adicionais sobre os temas a abordar nas diferentes palestras da conferência, para que estes tenham o maior número de informações possíveis para escreverem as suas notícias.
Decorar e identificar o espaço
Dependendo do local onde a sua conferência decorrer, poderá ser importante sinalizar adequadamente as áreas onde irão decorrer os diferentes eventos, bem como personalizar e decorar devidamente o local, para que todos se sintam melhor recebidos.
Decoração da zona de entrada
Poderá querer sinalizar a zona de entrada com lonas, ou roll-ups decorativos, com os elementos visuais que identificam o evento, e até mesmo criar espaços para que todos possam tirar a fotografia que servirá de prova da sua presença.
Sinalização de diferentes áreas e setas
A pior experiência que os seus convidados podem ter é perderem-se no espaço da conferência. Por isso, pense em colocar setas em vinil adesivo, a identificar a direção para os diferentes espaços da conferência, e placas em PVC em cada sala, para as demarcar de forma clara.
Decoração das salas de conferência e palestras
Por fim, mas não menos importante, não se esqueça de decorar convenientemente as salas em que de facto as conferências irão acontecer. Para além de lonas ou roll-ups decorativos, não se esqueça de decorar as mesas, ou pódios, onde os diferentes palestrantes farão as suas apresentações.
Lembranças, souvenirs ou merchandising
Depois de todos os bons momentos que os seus convidados passaram na sua conferência, alguns deles poderão querer levar algumas recordações para casa. Quer sejam uma oferta sua para eles, ou alguns souvenirs que podem comprar, pense em ter algumas destas opções disponíveis.
Canetas
Quem não adora ter uma boa caneta para levar de recordação, personalizada com o logotipo de um evento em que participou? Esta é uma das opções mais economicas que pode oferecer como presente, ou colocar à venda.
T-shirts ou sweats
Estas costumam ser as opções mais populares entre os participantes que optam por comprar uma lembrança da conferência em que participaram. Tenha vários tamanhos disponíveis, e pense num design que para além de ser identificativo do evento, seja adequado para usar no dia a dia.
Boa conferência!